Matrix 精选

Matrix 是少数派的写作社区，致力于分享真实的产品体验与实用的经验思考。我们会不定期挑选 Matrix 中最优质的文章，展示来自用户的真实体验和观点。

文章代表作者个人观点，少数派仅对标题和排版略作修改。

大家好，我是 Linmi，今天我将为大家带来一篇关于 Notion 数据库的小实践，教你如何围绕管理软件订阅服务的需求，打造个人的管理库。

本文内容简介

本文将涵盖以下内容：

  • 从零开始组织一个属于自己的软件订阅管理库，包含激活码管理、素材教程管理、续费提醒等；
  • 快速组织个人电脑配置清单；
  • Notion 数据库基础使用；
  • Notion 数据库模板使用；
  • Notion 公式小实践。

以上内容难度不大，请放心阅读，最终效果如下：

前言

作为一名 Mac 用户，我们或多或少会使用一些付费软件，例如 Alfred、Sketch 和 Sublime 等效率和工作增强软件。此外，新购买的 MacBook 如果没有使用 Time Machine 进行备份，重装系统后可能会出现问题，尤其是当软件清单没有整理好的情况下，更是灾难。

虽然现在有 Setapp 等订阅服务，但对于国内用户，9.9 美元的价格直接劝退，一年 600 元的费用也让人心疼。而且，拼车也要 30 元起步。像我这种经常购买打折软件的人，300 元就能买不少软件。考虑到大部分软件的迭代周期，订阅制对我来说仍然有些遥远，尤其是我有两台 MacBook。

那么，购买了这么多软件，激活码应该如何管理呢？

  • 用邮件？将激活码统一发送到一个邮箱，再对已购买的软件进行星标；
  • 用笔记？将软件名和激活码逐个添加到备忘录；
  • 用表格？新建软件名、激活码、购买价格、下载链接等属性，逐个填写即可；
  • 用密码管理软件？例如 1Password 进行管理。

是的，上述方法都能很好地管理我们的订阅，但是也存在一些特殊情况：

  • 有的软件只有老版本使用得比较顺手，我还想保存一份老版软件；
  • 有的软件配有使用指南，放在一个笔记下显得过于混乱，放在 Excel 中操作也不够方便；
  • 有的软件是订阅制，需要定期提醒我续费，例如 Sketch、1Password。

那么，有没有其他方式可以满足上述条件，并有效管理我们的软件订阅呢？

今天的主角就是 Notion。

Notion 管理第一步：创建数据库

首先，真的要先创建一个数据库吗？别急，我们先来梳理一下需求。

需求梳理

围绕软件系列，我们需要考虑以下几点：

  • 基础需求不可少，包括购买时间、价格、原价等；
  • 能存放激活码、配置凭证文件，例如各类软件激活码和购买凭证；
  • 能存放关于软件的教程和素材，例如 Sketch 教程与素材包；
  • 方便快速找到官网和反激活链接；
  • 软件属性不同，需要对软件进行分类；
  • 提醒续费，例如购买包年服务时提醒我明年续费；
  • 存放老版软件，方便降级。

带着上述需求，我们来尝试在 Notion 中实现。

创建数据库

按照惯例，动图演示少不了。不过，鉴于我之前的 Notion 教程多以 GIF 形式呈现，加载速度较慢，影响观看体验，这次我将重点放在必要的操作流程上，并对可串联的流程进行整合。

那么，就开始我们的 Notion 之旅吧！

  1. 点击 Notion 左下角的「+ New Page」创建一个新页面；
  2. 选择默认模板「Table」，点击后即可创建一个表格展示；
  3. 为新建的页面命名，并填充 emoji 保持良好的观感；
  4. 根据「需求梳理」出来的属性逐个创建。

注意：创建数据库后无法使用「cmd + z」撤回，只能通过删除解决。

我们梳理的必要属性如下：

  • 软件名：使用 Name 属性；
  • 软件标签：重命名原有「Tag」属性；
  • 购买时间与续费时间：选择「Date」属性；
  • 购买价格：选择「Number」属性；
  • 官网或下载链接：选择「URL」属性。

当然，还可以创建一个「File」属性类型，存放文件、图片、凭证等，由于接下来将谈到文件的存放，这个环节就略过。

组织软件与服务

此次操作示范以 One Switch 为演示对象：

填入软件或服务信息

我依次填入常用软件的信息，包括购买时间、价格、官网链接，并上传需要的软件。

上传软件包与修改时间格式

直接将桌面的软件包拖拽到文件栏即可上传，此外，由于时间展示是非国人看时间的方式，我会对时间展示样式进行修改，点击时间栏，再点击「Date Format & Timezone」。

修改图标，保持美观

为了保持整体美观，可以给每个软件添加一个 Logo。只需复制 Logo 链接，点击进入创建好的页面，再点击软件名上的「Add Icon」，选择「Link」并粘贴 Logo 的链接即可。

管理订阅制软件或服务

订阅制软件有时间限制，按天数、按月、按季度或按年进行订阅，因此需要增加一个到期时间属性。Notion 的 Date 属性提供了「Start Date」和「End Date」两个时间属性。虽然可以很好地设置到期时间，但无法设置提醒（这里艾特 Notion 官方）。如果设置提醒，就会直接标红，标红意味着已经到期，这个方式行不通。

因此，我们需要增加一个到期时间属性，填写到期时间并设置提醒。点击到期时间栏，选择「Remind」，可以对目前提供的三个时间进行选择。在这里，我设置一周前提醒我（建议搭配 Notion App 使用）。

如果你没有提醒需求，只需点击时间属性，找到「End Date」选项开启即可。

一个小 Tips

录制「End Date」是在设置提醒的方式后进行的，为了保持整洁，我对设置提醒的时间属性进行了隐藏。想要召唤出来，可以右键点击，再选择「Hide」。想要召回，则点击右上角「Properties」，再打开需要召回的属性开关按钮即可。

Notion 管理第二步：建立模板

经过第一步的梳理，我们需要保存的内容包括：

  • 激活码、购买邮箱
  • 购买凭证、发票
  • 旧软件包
  • 软件教程

以 Sketch 为例，我们可以快速制作一个模板：

  1. 保存激活码与注册邮箱；
  2. 快速找到反激活的链接入口；
  3. 存放部分 Sketch 软件包；
  4. 存放 Sketch 教程与素材包。

根据上述内容，可以迅速制作出一个模板。我们点击 Sketch 进入页面，制作好模板。

接着填充内容。

尽管有很多软件，但不必逐个写，未来还可能加入新软件，复制现成内容再逐个删除，实在太麻烦。

这时 Notion 的模板功能将大大简化我们的工作。未来可以一键复用，无需每次都填写上述内容，方便且简单。我们开始建立一个通用模板。

  1. 点击右上角 New 旁边的「v」，再点击「+ New Template」；
  2. 命名并填写模板信息；
  3. 复制之前制作好的模板信息并粘贴，即可使用。

接下来使用我们建立的模板，默认有两种方式：

  • 第一种：点击 Database 右上角 New 旁边的「v」，选择模板即可开始创建，适合新建软件；
  • 第二种：直接进入页面，点击页面中的模板名即可，适合已创建页面。

进阶玩法

想要查看今年我在软件上平摊到每个月的支出，如何进行计算展示？

这里需要借助 Notion 公式功能。Notion 公式提供了类似 Excel 的计算功能，但操作相对复杂，且功能不够完备，但足够使用。

  1. 新建属性，选择 Formula 属性；
  2. 计算总金额除以 12，即「价格/12」，得出每个软件的月支出；
  3. 点击 Table 下方的「Calculate」，选择「SUM」计算每个月总和。

如果价格计算出现问题，想要四舍五入到小数点两位，保证观感整洁，可以使用 Slice() 方法，具体代码如下：

plaintext toNumber(slice(format(prop(“价格”) / 12), 0, 5))

如果只想查看订阅软件的月花费，操作如下：

  1. 点击右上角「Filter」，再点击「+ Add a Filter」；
  2. 左侧选择标签属性，右侧选择标签为「订阅制」，即可得到订阅软件的每月支出。

Notion 管理第三步：建立装机清单

开头提到，手残装机或购置新机，缺乏指导下配置可能会出现灾难。其实只需给常用软件打上「必装」标签即可。

为必装软件生成新视图，配置电脑时，先打开 Notion，选择「必装视图」即可。

  1. 点击左上角「+ Add a View」，选择 Table 视图，命名为「必装」；
  2. 在新视图下点击「Filter」，添加标签过滤。

接着给现有视图命名，便可以通过切换视图找到目标内容。

完整的清单建立后，还可以分享给家人，例如我的「女朋友」😭。Notion 的个人套餐可以添加访客进入某个页面进行编辑，添加完毕后，就可以愉快地与家人共享编辑了！

资源模板

以上内容的模板可以点击 这里 进行复制学习使用。

最后

为什么我没提到安全性

在上面的内容中没有提到安全性，是因为 Notion 本身是通过邮件验证登录。如果你的账号被盗，那么你的邮箱也可能被盗。邮箱被盗的情况下，不仅 Notion 会遇难。一般情况下，这种情况极少发生。如果想要预防，可以创建多个页面进行混淆。

思考

借助本篇教程，你可以自己搭建出属于自己的数据库，例如：

  • 管理服务器、SSL 到期、物件打折消息提醒；
  • 集合自己的笔记，方便随时管理；
  • 制作一个 CRM 邮寄清单。

再加上 Notion 便捷的协作分享功能，可以显著提高不会编程的用户的效率。

如果你有兴趣了解更多 Notion 使用技巧，我写了一些关于 Notion 小技巧的教程，你可以访问这里。

最后，祝大家生活愉快，我是 Linmi，我们下篇 Notion 教程再见！